Lean Thinking ลดต้นทุนธุรกิจ SME อย่างไร สร้างกำไรได้สูงสุด

ในการดำเนินธุรกิจให้อยู่รอดอย่างยั่งยืน นอกจากการเพิ่มยอดขายและการพัฒนาธุรกิจเพื่อสร้างผลกำไรและขยายธุรกิจให้เติบโตแล้ว การลดต้นทุนก็เป็นอีกหนึ่งปัจจัยที่ผู้ประกอบการ SME ควรให้ความสำคัญ ผู้ประกอบการบางคนอาจเคยต้องเสียเวลาหรือพลาดโอกาสในการค้าขายไปอย่างน่าเสียดาย เพราะไม่สามารถผลิตสินค้าได้ตรงตามเป้าหมาย มีระบบการดำเนินงานซ้ำซ้อนหลายขั้นตอน ไม่สอดคล้องกับกระแสธุรกิจในปัจจุบันที่ต้องการความรวดเร็ว จึงเป็นที่มาของแนวคิดแบบลีน หรือ Lean Thinking ที่ช่วยลดความสูญเสีย เปลี่ยนความสูญเปล่าให้กลายเป็นมีคุณค่า ซึ่งเป็นประโยชน์กับธุรกิจ SME และเข้ากับสถานการณ์ปัจจุบันเป็นอย่างมาก 

แนวคิดแบบลีน หรือ Lean Thinking เป็นแนวคิดที่มุ่งขจัดความสิ้นเปลืองและสูญเปล่าในทุกกิจกรรมของการดำเนินธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นในแง่เม็ดเงิน เวลา หรือกำลังคน มุ่งเน้นการสร้างคุณค่า (Value) ที่ลูกค้าต้องการอย่างแท้จริง ด้วยต้นทุนที่ต่ำที่สุด โดยใช้ทรัพยากรให้เต็มประสิทธิภาพสูงสุด พร้อมปรับเปลี่ยนแนวคิดการผลิตจากระบบดัน (Push System) ที่ผู้ผลิตนึกอยากจะผลิตอะไร ปริมาณเท่าไหร่ ก็ผลิต มาเป็นระบบดึง (Pull System) ที่ผู้ผลิตจะผลิตตามความต้องการลูกค้าของลูกค้า โดยความสูญเปล่าตามแนวคิดแบบลีนแบ่งเป็น 8 ข้อ จำง่ายๆ ว่า DOWNTIME มีดังนี้

• D-Defect ความสูญเปล่าจากข้อผิดพลาดต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นความผิดพลาดด้านเอกสารข้อมูล หรือด้านการผลิต เช่น ผลิตของเสีย ทำให้ต้องผลิตใหม่หรือกำจัดทิ้งไปโดยเปล่าประโยชน์
• O-Overproduction ความสูญเปล่าจากการทำอะไรที่มากเกินไป เช่น ผลิตสินค้ามากเกินไป ทำให้เปลืองพื้นที่จัดเก็บและงบประมาณ หรือการปฏิบัติงานที่ไม่ได้เป็นที่ต้องการของผู้รับบริการ
• W-Waiting ความสูญเปล่าจากการรอคอย ด้วยระบบงานหรือการตัดสินใจที่ล่าช้า ทำให้กระบวนการทำงานหยุดชะงัก
• N-Not utilizing knowledge/skills ความสูญเปล่าจากการที่ไม่สามารถจัดสรรหรือใช้ความรู้ ความสามารถที่มีให้เกิดประโยชน์สูงสุด ใช้คนไม่ตรงกับงาน ไม่รับฟังความคิดเห็นของพนักงาน
• T-Transportation ความสูญเปล่าจากการขนย้าย ที่ต้องใช้กำลังคนและเวลาส่งมอบ เช่น การขนส่งสินค้าในระยะทางที่มากเกินความจำเป็น การจัดส่งเอกสารในรูปแบบเก่าๆ การนำเสนอเอกสารเพื่อลงลายมือชื่อจากผู้มีอำนาจอนุมัติที่มีลำดับขั้นตอนมากเกินไป
• I-Inventory ความสูญเปล่าจากการมีสินค้าคงคลังที่มากเกินไป หรือมีการจัดเก็บที่ไม่ดี ทำให้เปลืองพื้นที่และค่าใช้จ่ายในการดูแลรักษา
• M-Motion ความสูญเปล่าจากการเคลื่อนไหวที่ไม่จำเป็น เช่น การออกแบบพื้นที่การทำงานที่ไม่รัดกุม ทำให้ ผู้ปฏิบัติงานต้องเดินไกล เอื้อมหยิบของ หรือการใช้เอกสารทุกอย่างเป็นกระดาษ ทำให้ต้องเดินส่งเอกสารข้ามแผนก/ฝ่ายหลายรอบ
• E-Excess processing ความสูญเปล่าจากการทำงานซ้ำซ้อนหลายขั้นตอน ทำให้เสียทั้งเวลาและต้นทุนในการทำงานโดยเปล่าประโยชน์ และส่งผลให้การทำงานล่าช้า
   

จากความสูญเปล่าทั้ง 8 ข้อ ผู้ประกอบการสามารถปรับปรุงตามแนวคิดแบบลีนได้ใน 10 ขั้นตอน ดังต่อไปนี้

Step 1 เข้าใจในคุณค่าที่ลูกค้าต้องการ
กำหนดปัจจัยพื้นฐานแห่งการดำรงอยู่ในธุรกิจ และปัจจัยสำคัญแห่งชัยชนะในธุรกิจ เพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งที่เราส่งมอบตรงกับสิ่งที่ลูกค้าต้องการ

Step 2 เลือกสินค้าหรือบริการที่ต้องการปรับปรุงให้ชัด
จากกลุ่มผลิตภัณฑ์ที่องค์กรมีอยู่ โดยอาจแบ่งตามข้อกำหนดลูกค้า ตามปริมาณการผลิตสินค้า หรือตามกระบวนการ

Step 3 ลงพื้นที่ตรวจสอบ เก็บข้อมูลจริง
ลงไปสังเกตการณ์พื้นที่การผลิตจริง พูดคุยกับผู้ปฏิบัติงาน และเก็บข้อมูล เช่น จำนวนสินค้าคงคลัง จำนวนคน ประสิทธิผลโดยรวมของเครื่องจักร เวลาที่ใช้ในแต่ละขั้นตอน

Step 4 เริ่มที่ความต้องการของลูกค้า แล้วทำงานย้อนกลับมา
เขียนแผนภาพโดยเริ่มต้นจากความต้องการของลูกค้า ระบุเงื่อนไข ระยะเวลา ความต้องการสินค้าและบริการ ผ่านช่องทางและวิธีการสื่อสารกลับมาที่ส่วนรับคำสั่งซื้อ แล้วแปลงเป็นแผนการผลิต ย้อนกลับไปที่ซัปพลายเออร์

Step 5 แสดงกระบวนการหลัก ด้วยแผนภาพกระแสคุณค่า
ระบุกระบวนการผลิตที่สำคัญ และสต็อกของสินค้าทั้งก่อนผลิต ระหว่างผลิต และหลังผลิต รวมเรียกว่า Physical Flow

Step 6 ระบุเวลาที่ใช้ในแต่ละขั้นตอน
นำเวลาที่ใช้ในแต่ละกระบวนการที่เก็บข้อมูลมาได้ มาระบุลงในแผนภาพ เช่น รอบเวลาการผลิต เวลาที่ใช้ในการปรับแต่งหรือเซ็ตเครื่องจักร เวลาเครื่องเสียหยุดซ่อม และเวลาที่ใช้ในการจัดเก็บสินค้าระหว่างกระบวนการ

Step 7 ระบุข้อมูลกระบวนการอื่นๆ 
ระบุข้อมูลอื่นนอกเหนือจากเวลา อย่างประสิทธิผลโดยรวมของเครื่องจักร คุณภาพชิ้นงานที่ถูกต้องตั้งแต่ครั้งแรก หรือลักษณะการเคลื่อนย้ายสินค้า

Step 8 ระบุกำลังคนที่ใช้ในแต่ละขั้นตอน
ไม่ว่าจะเป็นขั้นตอนที่ทำด้วยคน หรือเครื่องจักร ให้ระบุจำนวนคนที่ใช้ในขั้นตอนนั้นๆ

Step 9 จำแนกเวลาที่ใช้ในการสร้างคุณค่าแล้วคำนวณหาสัดส่วนต่อเวลารวม
นำเวลาที่ใช้ในการผลิตจริง (เวลาสร้างคุณค่า) หารด้วยเวลาการผลิตรวมทั้งหมด (เวลาที่ใช้ในการสร้างคุณค่า + เวลาที่ไม่ก่อให้เกิดคุณค่า เช่น เวลาในการขนส่ง เก็บรักษา รอคอย) แล้วคูณด้วย 100 จะทำให้เห็นสัดส่วนเวลาในการสร้างคุณค่าได้อย่างชัดเจนว่าคิดเป็นร้อยละเท่าไรของเวลาทั้งหมด

Step 10 วิเคราะห์กระบวนการเดิม นำมาปรับปรุงเป็นกระบวนการใหม่ 
เพื่อให้มีอัตราส่วนการสร้างคุณค่าสูงที่สุด มีความสูญเปล่าหรือเวลาที่ไม่สร้างคุณค่าน้อยที่สุด ไม่ว่าจะเป็นการลดคอขวดในกระบวนการทำงาน หรือสร้างสมดุลให้เกิดขึ้นในแต่ละขั้นตอน

ทั้ง 10 ขั้นตอนนี้จะช่วยให้ผู้ประกอบการมองเห็นกระบวนการผลิต วิเคราะห์หาสาเหตุ และมองเห็นโอกาสในการปรับปรุงให้ดีขึ้นกว่าเดิม โดยอาจเพิ่มเติมเทคโนโลยีใหม่ๆ ที่ทันสมัยเข้าไป ก็จะทำให้การขับเคลื่อนธุรกิจขยับไปสู่ยุค 4.0 ได้ในที่สุด

ที่มา: สถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ www.ftpi.or.th