ก่อนปั้นธุรกิจ SME ให้ไกล หันมาใช้อีเมลองค์กรกันเถอะ

ก่อนปั้นธุรกิจ SME ให้ไกล หันมาใช้อีเมลองค์กรกันเถอะ24 ส.ค. 2564

การติดต่อสื่อสารในปัจจุบัน การใช้อีเมลเป็นหนึ่งในเครื่องมือสำคัญที่ขาดไม่ได้ ดังที่มีข่าวเมื่อไม่นานมานี้ว่าที่ประชุมคณะรัฐมนตรีไฟเขียวให้หน่วยงานรัฐใช้อีเมลในการสื่อสารเป็นหลัก การติดต่อสื่อสารของธุรกิจ SME เองก็มีการใช้งานอีเมลอย่างแพร่หลาย ซึ่งผู้ประกอบการหลายรายอาจยังใช้ฟรีอีเมลในการติดต่อกับลูกค้าหรือคู่ค้า เพราะใช้งานง่าย สะดวก และไม่มีค่าใช้จ่าย แต่สำหรับผู้ประกอบการที่ต้องการพัฒนาธุรกิจให้เติบโต ปั้นแบรนด์ของตนให้มีความน่าเชื่อถือ อีเมลองค์กร (Brand E-mail) ก็เป็นสิ่งหนึ่งที่มองข้ามไม่ได้เช่นกัน และนี่คือเหตุผลว่าทำไมการมีอีเมลองค์กรจึงดีต่อธุรกิจ SME

1. ช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือให้ธุรกิจ 

การมีชื่ออีเมลอยู่ภายใต้ชื่อโดเมนขององค์กร (Brand E-mail) จะช่วยเพิ่มภาพลักษณ์ที่น่าเชื่อถือให้กับบริษัทมากกว่าฟรีอีเมล อย่าง Hotmail Gmail หรือ Yahoo เพราะใครๆ ก็สามารถเป็นเจ้าของอีเมลแอดเดรสเหล่านี้ได้ภายในเวลาไม่กี่นาที ซ้ำยังอาจพ่วงมาด้วยปัญหาการสะกดชื่ออีเมลที่ยุ่งยากจนกลายเป็นส่งผิดอีเมลด้วย รายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ เหล่านี้จะเป็นตัวสะท้อนความเอาใจใส่ในธุรกิจของคุณ ซึ่งเมื่อเวลาผ่านไปความน่าเชื่อถือในธุรกิจจะช่วยสร้างลูกค้าที่จงรักภักดีต่อแบรนด์ของคุณได้อีก

2. ช่วยรักษาความลับข้อมูลองค์กร

ในทุกองค์กร ทุกบริษัท ล้วนมีข้อมูลลับขององค์กร เช่น รายชื่อลูกค้า ข้อมูลทางการเงิน และข้อมูลภายในอื่นๆ หากปล่อยให้พนักงานใช้งานฟรีอีเมลส่วนตัวของพนักงานเอง  บริษัทจะไม่สามารถตรวจสอบได้ว่าในแต่ละวันพนักงานได้รับ-ส่งเอกสารที่เป็นความลับของบริษัทออกไปหรือไม่ ที่สำคัญการใช้อีเมลองค์กรยังช่วยตัดปัญหาเวลามีพนักงานลาออก โดยพนักงานจะไม่สามารถล็อกอินเข้าอีเมลองค์กรได้หลังจากลาออก จึงป้องกันไม่ให้พนักงานนำข้อมูลของบริษัทไปใช้หาประโยชน์ในทางอื่นได้

3. มีระบบการจัดการที่ง่ายกว่า

การใช้ฟรีอีเมลอาจทำให้การติดต่อสื่อสารเกิดการคลาดเคลื่อนหรือตกหล่นได้ เช่น พลาดอีเมลของลูกค้าที่ส่งเข้ามารวมกับอีเมลข่าวสารอื่นๆ จนทำให้พลาดโอกาสทางธุรกิจ และไม่สามารถเรียกดูหรือทำการตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังได้หากมีลบหรือเคลียร์อีเมลออก ในขณะที่อีเมลองค์กรมีระบบสำรอง Back Up ข้อมูล เราจึงสามารถเรียกกลับคืนหรือตรวจสอบข้อมูลได้ตลอดเวลา โดยเฉพาะถ้าต้องการตรวจสอบปัญหาการส่งอีเมลในเชิงทุจริต และต้องการหลักฐาน นอกจากนี้ อีเมลองค์กรยังช่วยให้การติดต่อสื่อสารภายในองค์กรชัดเจนขึ้นด้วยการแบ่งชื่ออีเมลตามแผนกงานต่างๆ ในองค์กร

4. เพิ่มความปลอดภัย

ปฏิเสธไม่ได้ว่าการโจรกรรมข้อมูลหรือการแฮกอีเมลนั้นมีอยู่จริง หากอีเมลของบริษัทถูกแฮกได้ง่าย การดำเนินงานของบริษัทก็จะมีปัญหา หรือเกิดการหยุดชะงัก ซึ่งส่วนใหญ่แล้วการใช้บริการอีเมลสำหรับองค์กรมักมาพร้อมตัวช่วยคัดกรองอีเมลสแปม จึงไม่ต้องเสียเวลาจัดการกับสิ่งที่น่ารำคาญใจ หรือกังวลว่าจะถูกขโมยข้อมูลสำคัญใดๆ ที่จะส่งผลต่อธุรกิจของคุณ

5. เพิ่มโอกาสความสำเร็จทางธุรกิจด้วยข้อความที่ส่งตรงถึงมือลูกค้า

อีเมลเป็นหนึ่งในเครื่องมือทางการตลาดที่สำคัญบนโลกออนไลน์ การใช้ฟรีอีเมลส่งข้อความเดิมๆ ให้ลูกค้าอาจทำให้อีเมลฉบับสำคัญถูกจัดให้เป็นสแปมและส่งไปอยู่ใน Junkmail ได้ ในขณะที่อีเมลองค์กรจะได้รับการตอบกลับจากลูกค้ามากกว่า อีกทั้งยังมีอัตราการคลิกที่สูงกว่าด้วย

6. ช่วยเปลี่ยนพนักงานให้กลายเป็นตัวแทนแบรนด์ของบริษัท

การใช้งานอีเมลองค์กรสามารถเพิ่มอีเมลพนักงานในบริษัทได้อย่างไม่จำกัด ดังนั้นในการติดต่องานแต่ละครั้ง อีเมลของพนักงานก็จะช่วยตอกย้ำภาพลักษณ์ต่างๆ ที่แบรนด์ต้องการนำเสนอ ทำให้แบรนด์ของคุณเป็นที่จดจำได้ชัดเจนยิ่งขึ้น เสมือนมีตัวแทนสินค้าช่วยโปรโมตให้อยู่ตลอดเวลา

7. มีทีมคอยแก้ไขปัญหา หากเกิดปัญหาการใช้งาน

การใช้งานอีเมลองค์กรจะมีทีมเทคนิคที่คอยให้บริการแก้ปัญหาต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้นได้ตลอด 24 ชม. ไม่ว่าจะเป็นทางโทรศัพท์ แชต อีเมล หรือช่องทางอื่นๆ นอกจากนี้เรายังวางใจได้ว่าข้อมูลสำคัญต่างๆ จะถูกเก็บไว้อย่างปลอดภัยบนเซิร์ฟเวอร์ที่มีความเป็นส่วนตัวสูง

ที่มา: www.datatan.net, blog.metrabyte.cloud, www.maildee.com